משכן ברסלב — מערכת ניהול מסעות לאומן
הבעיה
ניהול אלפי עולי רגל לאומן בוצע בגיליונות אקסל ידניים: רישום כפול, התנגשויות בשיבוץ חדרים ומיטות, חוסר שליטה על תזרים תשלומים, ובלאגן בארגון ארוחות חג בשני אולמות אוכל. כל מסע דרש שבועות של עבודה ידנית עם סיכון גבוה לטעויות אנוש קריטיות.
מה ניסו קודם
שילוב של Google Sheets + טפסי Google + תקשורת ב-WhatsApp, בלי סנכרון בין רישום ציבורי, גביית תשלומים בסטרייפ ושיבוץ פיזי במקום. כל שינוי דרש עדכון ידני בשלושה-ארבעה מקומות שונים.
פתרון המערכת
מערכת SaaS מלאה דו-חזיתית (אדמין + ציבורי) ב-React + Supabase, עם בונה טפסים דינמי, אוטומציית תשלומים מלאה דרך Stripe (Webhook כמקור אמת יחיד), CRM גלובלי לאנשי קשר, מנוע שיבוץ חדרים עם נעילת שורות מונעת התנגשויות, ניהול אולמות אוכל עם אכיפת קיבולת, ומערכת מיילים אוטומטית רב-לשונית (עברית/אנגלית/צרפתית RTL) עם דומיין מותאם.
מה נבנה
- בונה טפסים Drag-and-Drop עם תבניות לשכפול בין מסעות
- רישום ציבורי רב-שלבי עם זיהוי לקוחות חוזרים (OTP)
- שיבוץ חדרים ומיטות כולל פעולות בכמות (Bulk) ושמירת קבוצות יחד
- שני אולמות אוכל עם ניהול ארוחות שבת ותמחור מיוחד
- מודול תשלומים מלא: Stripe Checkout, בקשות תשלום במייל, החזרים, ביטולים
- ערכת הרשאות (RBAC): Admin / Assigner / Check-in / Registration / Billing
- דשבורד תפעולי Real-Time עם התראות כפילויות וקיבולת
- מערכת קמפיינים במייל עם עורך WYSIWYG, תיוג, ומשתנים דינמיים
- אפליקציה רספונסיבית מלאה עם ניווט מובייל ייעודי לצוות
התוצאה
מסע שבעבר נוהל בידי 5–6 רכזים במשך חודש, מנוהל היום על ידי 1–2 אנשים בלבד עם 0 התנגשויות שיבוץ. זמן הרישום של עולה רגל ירד מ-15 דקות ידניות ל-90 שניות אוטומטיות. גביית התשלומים — 100% אוטומטית עם פיוס Webhook. פתיחת מסע חדש: מ-3 שבועות ל-30 דקות באמצעות שכפול תבנית.